Estabelecer uma empresa no exterior pode ser desafiador, principalmente nas etapas burocráticas, como o preenchimento do Formulário SS-4. Por isso, preparamos aqui um passo a passo para que você evite erros e atrasos nesse processo. Iniciar um negócio nos Estados Unidos envolve uma série de fases que exigem informações específicas. Uma das etapas mais fundamentais é familiarizar-se com a documentação e os procedimentos necessários para estabelecer sua empresa no cenário americano.
O Formulário SS-4 desempenha um papel crucial nesse processo, pois é a solicitação para obter um Número de Identificação do Empregador (EIN). Se você está começando um negócio ou é um empreendedor estabelecido em busca de expansão, compreender o funcionamento desse formulário é de extrema importância.
Neste artigo, vamos decifrar o passo a passo para preencher e registrar o Formulário SS-4, garantindo que você esteja bem equipado para cumprir essa etapa. Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa para avançar na sua jornada empreendedora no exterior.
O que é o Formulário SS-4?
O Formulário SS-4, é um documento oficial emitido pelo Internal Revenue Service (IRS). Ele é a chave que permite que sua empresa se estabeleça e funcione de forma legítima em território norte-americano. Pode-se pensar nele como a coluna vertebral da sua entidade empresarial nos EUA, semelhante à importância de um número de segurança social para um indivíduo. Este formulário tem como principal objetivo solicitar o Número de Identificação do Empregador (EIN).
O EIN é importante não apenas para questões fiscais, mas também para uma variedade de outras transações e obrigações da empresa, como abrir uma conta bancária empresarial, solicitar licenças específicas e contratar funcionários. Assim, ao preencher e enviar o Formulário SS-4, você está, essencialmente, registrando sua empresa no sistema fiscal dos Estados Unidos. Este registro permite que o IRS rastreie, monitore e gerencie de forma eficiente as responsabilidades fiscais de sua empresa.
Instruções para o Formulário SS-4: Passo a passo
O preenchimento do Formulário SS-4 pode parecer um bicho de 7 cabeças, mas com as informações certas e suporte adequado, fica mais fácil e você ainda evita solicitações desnecessárias do IRS para obter informações adicionais. Antes de começar, tenha em mãos todas as informações pertinentes sobre sua empresa, incluindo detalhes de propriedade, endereço, natureza do negócio e dados dos responsáveis.
Preparado? Então, acesse o site oficial do IRS e procure pelo Formulário SS-4. É recomendado baixar a versão mais recente para garantir conformidade. Agora, é só seguir o passo a passo para preencher corretamente.
Linha 1 – Nome da entidade
Preencha o nome legal da entidade (ou indivíduo) para quem o EIN está sendo solicitado. Insira o nome legal da entidade (ou indivíduo) solicitar o EIN exatamente como aparece no cartão da previdência social, estatuto ou outro documento legal aplicável.
Linha 2 – Razão social da empresa
Insira o nome comercial da empresa, se diferir do nome legal (preenchido na linha 1). O nome comercial é o chamado DBA (Doing Business As, ou, em português,“fazendo negócios como”).
Linha 3 – Executor, administrador, curador, nome do responsável (“aos cuidados de”)
Para trusts, insira o nome do administrador. Para propriedades, insira o nome do executor, administrador, representante pessoal ou outro fiduciário. Se a entidade requerente tiver uma pessoa designada para receber informações fiscais, insira o nome dessa pessoa sob o rótulo de “aos cuidados de”. Insira o nome, a inicial do nome do meio e o sobrenome da pessoa.
Linhas 4a e 4b – Endereço para correspondência
Preencha o endereço postal para a correspondência da entidade. Se o endereço da entidade estiver fora dos Estados Unidos ou seus territórios, você deve inserir a cidade, província ou estado, código postal e o nome do país. Atenção, não abrevie o nome do país.
Caso você tenha preenchido a linha 3, insira o endereço do executor, administrador ou pessoa sob o rótulo de “aos cuidados de”. Geralmente, esse endereço será usado em todas as declarações fiscais.
Linhas 5a e 5b. Endereço físico
Forneça o endereço físico da entidade APENAS SE ele for diferente do endereço postal listado nas linhas 4a e 4b. Se o endereço da entidade estiver localizado fora dos Estados Unidos ou de seus territórios, preencha os campos da cidade, província ou estado, código postal e nome do país. Não utilize abreviações no nome do país.
Linha 6 – Município e estado onde a empresa principal está localizada
Aqui não tem mistério, apenas preencha conforme as informações da sua empresa.
Linhas 7a e 7b – Nome do responsável
Digite o nome completo (nome, inicial do nome do meio e sobrenome) e SSN, ITIN ou EIN do responsável da entidade. A “parte responsável” é a pessoa que, em última análise, possui ou controla a entidade, ou que exerce controle efetivo final sobre a entidade.
A pessoa identificada como a parte responsável deve ter um nível de controle ou direito aos fundos ou ativos da entidade que, na prática, permite à pessoa, direta ou indiretamente, controlar, gerenciar ou dirigir a entidade e a disposição de seus fundos e ativos.
Linhas 8a a 8c – Informações sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada (LLC)
Uma LLC é uma entidade constituída de acordo com as leis de um estado ou país estrangeiro, sendo classificada como uma sociedade de responsabilidade limitada. No que diz respeito à tributação federal, uma LLC pode ser tratada como uma parceria, corporação, ou ser desconsiderada como uma entidade separada do seu proprietário.
Se a resposta à linha 8a for “sim”, insira o número dos membros da LLC. Se a LLC for propriedade exclusiva de um indivíduo, insira “1” na linha 8b. Na linha 8c, simplesmente assinale “sim” ou “não” para a pergunta “a LLC é organizada nos Estados Unidos?”.
Linhas 9a e 9b – Tipo da entidade
Aqui, você definirá o tipo de entidade em questão, seja uma sociedade unipessoal, parceria, corporação, etc. Essa seção ajuda o IRS a determinar sua classificação fiscal, portanto, esteja atento ao assinalar. A depender do campo selecionado, será solicitado o preenchimento de dados adicionais.
Se você escolheu o tipo de entidade como ‘corporação’ na linha 9a, preencha a linha 9b com o nome do estado ou país, se aplicável.
Linha 10 – Motivo da inscrição
Atenção, marque apenas uma caixa! Aqui, a seleção de uma das opções é obrigatória. Explique o motivo da solicitação do EIN. Isso pode incluir a abertura de uma conta bancária, contratação de colaboradores ou início de operações comerciais.
Linha 11 – Data de início ou aquisição do negócio
Se você está iniciando um novo negócio, insira a data de início do mesmo. Se você adquiriu um negócio que já está em operação, insira a data de aquisição. Para candidatos estrangeiros, esta é a data em que você começou ou adquiriu um negócio nos Estados Unidos. Se você está alterando a forma de propriedade da sua empresa, insira a data em que a nova entidade proprietária começou a operar.
Linha 12 – Mês de encerramento do exercício contábil
Preencha o último mês do seu ano contábil ou ano fiscal. Para muitas empresas, o mês de encerramento do exercício contábil pode ser o mesmo do encerramento do ano civil (dezembro), mas não é a regra.
Linhas 13 e 14 – Maior número de funcionários esperado nos próximos 12 meses
Preencha cada caixa inserindo o número de funcionários agrícolas, domésticos ou outros esperados pelo requerente nos próximos 12 meses. Se nenhum funcionário for esperado, pule a linha 14.
Linha 15 – Primeira data em que os salários ou anuidades foram pagos
Se o negócio tem funcionários, insira a data em que a empresa começou a pagar salários ou anuidades. Para candidatos estrangeiros, esta é a data em que você começou a pagar salários nos Estados Unidos. Se o negócio não planeja ter funcionários, digite “N/A”.
Linha 16 – Atividade principal da empresa
Marque a caixa na linha 16 que melhor descreve a atividade principal da empresa do requerente. Marque a caixa “outro” (e especificar a atividade principal do candidato) se nenhuma das atividades listadas caixas se aplica. É obrigatório marcar uma caixa.
Linha 17 – Especificidades do negócio
Use a linha 17 para descrever a principal linha de negócios com mais detalhes. Por exemplo, se você assinalou a caixa “construção” na linha 16, insira detalhes adicionais como “empreiteiro geral para edifícios residenciais” na linha 17. Atenção, é obrigatório o preenchimento.
Linha 18 – EIN prévio
Marque a caixa correspondente para indicar se a entidade requerente já possui um EIN. Se sim, insira o número do EIN no campo fornecido.
Linha 19 – Consentimento para terceiros
Este é um formulário de consentimento para terceiros designados. Se você quiser que outra pessoa (como um profissional tributário ou contabilista) indique esta aplicação e detalhe suas informações aqui.
Envio e subminssão do SS-4
Pronto! Tudo preenchido? Revise todas as informações inseridas para garantir precisão e completude. Qualquer erro pode resultar em atrasos ou complicações no processamento do seu EIN. Depois de preencher completamente o formulário, siga as instruções do IRS para enviar. Dependendo da sua localização e preferência, você pode enviar por correio, fax ou online.
Após a submissão, aguarde a confirmação do IRS. Uma vez que o formulário seja processado, você receberá seu Número de Identificação do Empregador (EIN). Lembre-se de que as regulamentações e os procedimentos podem mudar, portanto, é sempre uma boa prática consultar o site oficial do IRS ou buscar orientação profissional ao preencher o Formulário SS-4.
Configurando sua empresa nos EUA e obtendo um EIN com a Workhy
Estabelecer uma empresa nos Estados Unidos é um processo que exige atenção e conhecimento, sobretudo nas etapas burocráticas, como o preenchimento de formulários como o SS-4. A Workhy está aqui para simplificar esse processo, garantindo que cada detalhe seja tratado com precisão.
Contratar serviços profissionais ao iniciar uma empresa nos Estados Unidos é uma decisão estratégica que oferece vários benefícios. Esses serviços não apenas facilitam o estabelecimento da empresa, mas também garantem que ela opere de forma eficiente e em conformidade com todas as normas aplicáveis.
A Workhy é especializada em auxiliar empreendedores brasileiros a abrir empresas online nos EUA. Com nossos serviços adicionais, como solicitações de EIN e ITIN, escrituração online, declaração de impostos, abertura de contas bancárias online e fornecimento de agentes e endereços registrados, estamos prontos para ser seu braço direito nessa jornada. Está pronto para levar seu negócio ao próximo nível nos EUA? Conheça a Workhy e dê o passo definitivo para estabelecer sua empresa nos EUA!
